KONFIDENT – Användarmanual

KONFIDENT är den enda riktigt säkra applikationen för att på ett enkelt sätt kunna chatta och dela dokument både Internt och Externt.

Genom att gå till din webbläsare så kan du på ett enkelt sätt alltid komma åt filer i KONFIDENT oavsett var i världen du befinner dig.

För att få bästa möjliga upplevelse av KONFIDENT så rekommenderar Hyker alltid den senaste versionen av följande webbläsare; Google Chrome, Microsoft Edge, Mozilla Firefox eller Safari.

Support

Om du behöver mer hjälp kan du kontakta oss via KONFIDENT ́s supportformulär. Formuläret hittar du under din användarprofil samt på vår hemsida www.konfident.hyker.io.

Följ oss också på LinkedIn, https://www.linkedin.com/company/hykersecurity, för uppdateringar.

Om KONFIDENT

och skyddsvärda dokument i grupper av användare, inom och utom organisationer.

KONFIDENT skiljer sig fundamental från andra moln- och fildelningstjänster med avseende på den grundläggande säkerhetstekniken. Med hjälp av en unik krypteringsteknologi lämnar aldrig informationen ändpunkterna, dvs användarnas datorer, även om de krypterad dokumenten gör det.

Denna metod är både användar-, policy-, och regelvänlig då en organisation kan utnyttja alla fördelar med molnet utan att riskera att exponera information till moln- eller tjänsteleverantörer, insiders, hackers och andra attacker. Inte ens Hyker Securitys personal kan komma åt informationen.

Workspace

Ett workspace är en arbetsyta där kollegor och partners kan samverka och dela skyddsvärda dokument.

En organisation kan ha flera registrerade workspace, t.ex. ett per avdelning, men varje workspace är kopplat till ett eget avtal.

Alla workspace har en egen direktlänk, så att man enkelt kan byta workspace genom att välja en annan länk.

Tips: spara ett bokmärke till ditt workspace I din webbläsare.

Team

Ett workspace består av ett antal Team.

I din arbetsyta (workspace) i KONFIDENT kan du skapa olika team som fungerar som olika grupper. Du kan enbart se den information som finns i det teams som du har tillgång till. Det vill säga att du i din arbetsyta kan ha flera skilda teams med olika deltagare utan att informationen delas öppet med alla i workspacet. Team kan skapas och tas bort när användarna och verksamheten så önskar.

För att visa teamen i mobilen så trycker du på ”Teams” så kommer alla teams upp nedanför. Vill man se innehållet i Teamet kan man trycka på teamet så får man upp mapparna i teamet.

User

En user är en användare i ett team.

Man kan inte själv ”gå med” i ett team, utan måste först bli inbjuden av den som skapat teamet eller en annan user som redan är medlem.

Det finns tre olika typer av användare:

Begränsad användare (Limited User)

En limited user kan dela och ladda ned dokument, men kan inte ändra i team, bjuda in nya teammates eller ta bort dokument som någon annan laddat upp.

General User

Man kan som general user göra allt ifrån att skapa team, bjuda in användare, redigera osv. i de team som man är med i. Man kan utöver det även skapa nya teams.

Administrator

”Administrator” är en roll som i första hand finns för enterprise kunder som är i behov and en admin. Detta är en roll som kan göra allt ifrån att skapa team, bjuda in användare, redigera osv. i ett helt workspace.

Ändra användartyp

(Ej tillgängligt för Limited user)
Det finns två typer av user; general user och limited user (begränsad användare).

Ibland kan det finnas ett behov att ändra en användare från ”Limited” till ”general”, eller vice versa.

Välj ett team som den aktuella användaren är med i. klicka på användaren för att öppna en meny:

I exemplet ovan är användaren “Alice” en limited (”begränsad”) användare. Klicka på den röda rutan som heter ”limited user” för att uppgradera användaren till general user i samtliga team i arbetsytan.

Om “Alice” hade varit en general user så hade meny visat “Limited User” i stället.

Komma igång

Acceptera inbjudan

Om du har blivit inbjuden till ett team så kommer du att få ett email från ”secure- workspace@konfident.io”. I detta email ska du acceptera inbjudan genom att klicka ”accept invitation” sedan öppna rätt workspace i din webbläsare.

OBS! Om du har blivit informerad om att en inbjudan skickats till dig men ej mottagit något email, vänligen kontrollera skräpposten.

Nedan ser du inbjudan med enbart email-adress, den enklaste formen av inloggning. Om användaren som bjudit in dig har valt att använda tvåfaktorautentisering (2FA) eller BankID så finns mer information i mejlet om hur du ska logga in.

1. Klicka på knappen “Accept Invitation”.
2. En webbsida öppnas i din webbläsare:
3. Klicka på knappen “Finish”.

Inloggning

Om du har loggat ut från KONFIDENT eller försöker komma åt ditt workspace från en annan dator eller webbläsare så måste du först logga in. Skriv in ditt ”workspace- namn”.konfident.io

Börja med att välja ditt kontos inloggningsmetod:

Ditt kontos inloggningsmetod bestämdes när du blev inbjuden till ett workspace.

Inloggning med e-mail

Detta är den enklaste formen av inloggning, där säkerheten endast bestäms av säkerheten i email-kontot. Om någon får tillgång till email-kontot så får de också tillgång till dina workspace i KONFIDENT.

Klicka på knappen ”Next” efter E-mail och ange email-adressen.

Ett email skickas till mailadressen med en verifikationslänk.

När man klickar på knappen ”Verify Identity” bekräftas identiteten och man kommer vidare till webbläsaren där man får meddelandet ”verification completed”.

Öppna sedan det fönstret som användes för att logga in, och att komma vidare in till workspacet.

Inloggning med 2FA, med E-mail och SMS 2
Den vanligaste formen av 2FA är att kombinera e-mail med ett SMS-meddelande med en unik länk som användaren måste klicka eller trycka på för att logga in.

Välj 2FA som inbjudnings alternativ, fyll i ” i ”E-mail + Phone number (2FA)” -fältet och ange personens mejl-adress och mobilnummer. OBS att du måste ange mobilnumret med landskoden först (+46 i Sverige).

Ett email skickas nu med en verifikationslänk. Klicka på ”Accept invitation”, så öppnas en ruta i webbläsaren.

Klicka ” på ”Send verifications links”

När båda länkarna verifierats och blivit gröna så kan du klicka på knappen ”finish”. Dialogrutan finns på workspacets inloggningssida i din webbläsare.

Inloggning med BankID (OBS endast i Sverige)

I Sverige har vi en egen standard för två-faktorautentisering som används av banker, myndigheter och många andra tjänster, BankID. Även KONFIDENT stödjer inloggning med BankID.

För att bjuda in en användare som ska logga in med BankID Kan man antingen ange personens personnummer (”Social security number”) direkt eller kan du bjuda in användaren genom att endast ange email och så kan användaren själv ange sitt personnummer. Du ska även ange användarens email-adress så att användaren kan få notifikationer om nya dokument osv från Konfident.

Användaren får ett email med en inbjudan och en aktiveringslänk som hen ska klicka på.

När sedan användaren ska logga in så väljer hen ”BankID”, anger sitt personnummer och bekräftar i BankID-appen i mobilen.

Logga ut

För att logga ut från ditt workspace så klickar du på profilmenyn längst till upp till höger, och klickar sedan på ”Logout”

För att logga in igen så går du till ditt workspace på dess länk: ”ditt-workspace-namn”.konfident.io.

Samarbeta med andra

Skapa team
(Ej tillgängligt för Limited user)

När du vill skapa ett nytt team höger-klickar du med muspekaren i panelen under Team. En meny visas upp och där väljer du “Create Team”. Ange teamets namn i dialogboxen som öppnas.

När du ska skapa ett nytt team finns möjligheten att använda ett redan existerande team som mall för att automatiskt generera mappstruktur, kopiera filer, kopiera meddelandehistoriken i chatten, samt att addera samma teammedlemmar till det nya teamet.

Det gör du genom att bocka i ”Import From Template” då öppnas fler alternativ på vad som kan kopieras. Ge teamet ett namn och välj vad som ska kopieras till det nya teamet.

Ditt nya team kommer att vara tomt så du börjar med att lägga till users till teamet.

Lägg till en User (användare)
(Ej tillgängligt för limited user)

Klicka på “Users” överst på sidan så får du upp en kolumn med användare, därefter högerklicka i kollumen och välj “Add User” om användaren redan är inbjuden i workspacet.

Skriv in användarens identitet i dialogen som öppnas. Vanligen email-adress eller personnummer.

Om användaren redan finns registrerad I workspacet så kommer denne att visas i listan under inmatningsfältet.

Om användaren är helt ny till workspacet så välj istället “ Invite User”.

Därefter öppnas en dialog där du måste välja vilken säkerhetsnivå den nya teammaten ska använda för att få tillgång till teamets dokument. Du kan välja mellan bara email- adress, tvåfaktorautentisering med hjälp av email och SMS eller BankID.

Man kan välja att bocka av den gula rutan, vilket gör att användaren bjuds in i workspacet endast utan att ha tillgång till något team.

Slutligen måste du bestämma vilken typ av användare du bjuder in. KONFIDENT har två typer; general och limited (begränsad) user.

Hantera dina Team

Om du är medlem i många team i ett workspace, kan listan i vänsterkolumnen bli lång och svårhanterlig. KONFIDENT har några verktyg som kan hjälpa dig att organisera ditt workspace.

OBS! Dessa verktyg är personliga så bara DU kan se dem. Det gör att alla användare kan organisera sina team som det passar dem bäst.

Sortera Teamlistan

När du skapa ett nytt team så sorteras det in alfabetiskt från A-Ö. Du kan vända på sorteringen, Ö-A, genom att klicka på ikonen A-Z, och vända tillbaka genom att klicka på samma ikon igen.

Filtrera eller söka efter ett visst team i teamlistan

Du kan filtrera teamslistan för att bara visa team vars namn innehåller ett ord eller vissa bokstäver. Klicka i filter-fältet och börja skriva. Du kommer att se filtrering av teamslistan medan du skriver.

Organisera i kategorier (Categories)

Om du har många team i din lista så kan det vara bekvämt att sortera in dem i kategorier. T.ex. så kan man vilja sortera in team under olika avdelningar eller kunder.

Höger-klicka i teampanelen under listan med team, och välj ”Create Category” i menyn som visas. Ange ett namn för kategorin.

I exemplet nedan så har vi skapat en kategori ”Kunder”.

För att lägga in ett team i en viss kategori så använder du muspekaren och drar in teamet under önskad kategori. Genom att klicka på kategorinamnet så visas eller döljs dess teamslista.

Det finns också möjligheten att skapa ett eller flera standard-team som färdiga mallar (”templates”).
I samma meny där du skapar team finns även menyvalet “Create Template”.

Den fortsatta processen är i princip identisk med hur du skapar ett vanligt team.

Team-mallar organiseras under en speciell kategori I team-listan som heter Templates.

Dela ett dokument

Välj “Docs”-tabben överst i fönstret, högerklicka i rutan och välj “Upload file” för att öppna uppladdningsdialogen.

Du kan också välja att markera och dra filer direkt ifrån din dator och släppa dem i KONFIDENT-fönstret.

Dina valda dokument kommer först att krypteras i din dator, och sedan skickas iväg till KONFIDENT.

Enbart medlemmar i teamet där dokumenten är uppladdade kan komma åt och läsa det.

Ladda ned fil

Du kan höger-klicka med musen på en fil och välja download, laddar du ner från telefonen så dubbelklickar du på filen så öppnar nedladdningsalternativet som nedan.

Bestäm “utgångsdatum” för filer

Du kan bestämma ett datum för automatisk radering av alla filer i ett team.

Höger-klicka på ett team och välj ”Delete files at…”. Välj “utgångsdatum” och tryck “save. Samtliga filer I teamet kommer att raderas vid midnatt (23:59) valt datum.

Ett team med utgångsdatum kommer att ha en klock-ikon till höger om teamnamnet. En informationsruta visas också högst upp i arbetsytan när man klickar på ett team med utgångsdatum.

För att ta bort ett utgångsdatum så öppnar du samma dialog igen och klickar på det lilla x-et till höger om det visade datumet.

Skicka meddelanden

Välj “Chat”-tabben överst i KONFIDENT-fönstret. Teamets meddelande-vy öppnas och här kan du skicka meddelanden till teamets medlemmar. Chatten är också krypterad så det är bara teamets medlemmar som kan läsa meddelandena.

Aktivitetslogg

När det sker en aktivitet (Activity) så registreras den under ”klockan” uppe i högra hörnet. Om man trycker på klockan så får man upp en lista där man kan se alla händelser.

Trycker man på kugghjulet i aktivitetslistan så kan man välja vilka notiser man önskar och hur ofta man vill få notiserna.