Solventum Redovisningsbyrå AB

– Jag hoppas att alla klienter snart förstår vikten av säkerheten i Konfident och att det är så enkelt att logga in. Dessutom är det bra om man kommer bort från e-post mer och mer, säger Michaela.

Klienten:

Solventum är en del av Sundfraktgruppen, som består av totalt över 180 företag och mer än 500 anställda. Femton av dem arbetar på Solventum Redovisningsbyrå AB i Sundvall och Härnösand. Med sin bas inom transportbranschen har företaget utvecklats och förändrats år för år, bland annat i takt med den digitala utvecklingen. Kundbasen har också utökats till att omfatta många olika branscher.

För Solventum är det viktigt att de tjänster de erbjuder är av hög kvalitet och att deras kunder kan känna sig trygga när det gäller olika administrativa och finansiella tjänster. Allt från skräddarsydda helhetslösningar till kundens behov av mindre och kortare uppdrag.

Utmaningen:

Solventums uppdrag inkluderar att betjäna både externa kunder och andra företag inom koncernen. När GDPR började tillämpas våren 2018 blev det klart att de behövde ett säkert sätt att skicka information.

– Man kan säga att det var GDPR som fick oss att inse att vi behövde ett säkrare sätt att kommunicera än till exempel via e-post, säger Michaela Johansson, löneassistent på Solventum.

Som det visade sig fanns det andra sätt att använda Konfident inom företaget.

– Man kan säga att vi är tre avdelningar; löneavdelningen, redovisningsavdelningen och faktureringsenheten, och det är egentligen bara den senare som inte använder Konfident. Det är helt enkelt för att de inte har direktkontakt med kunder, säger Michaela.

Lösning:

– Löneavdelningen använder Konfident för att skicka personuppgifter och information, banklistor och löneuppgifter och dokument till de olika företagen vi arbetar med. Bokföringskonsulterna använder den för alla sina utskick av till exempel årsrapporter, månadsrapporter, företagsinformation och registreringsbevis.

En sak som Michaela Johansson är särskilt nöjd med när det gäller Konfident är chattfunktionen.

– Det faktum att du kan skriva en kommentar direkt om vad du har lagt upp är så fantastiskt. Du behöver inte ett forum för konversation och ett för dokumentation. Istället går dessa två hand i hand och samarbetar.

– Visst, det är lite individuellt och annorlunda från klient till klient hur ofta de kontrollerar Konfident så säkert, ibland måste du ha kontakt via telefon eller e-post ändå men det är så otroligt bekvämt att kunna kommunicera med kunder på ett ställe.
Det handlar bara om att inte ge upp men se till att klienten gör Konfident till en vana. Om de vill kan de få e-postmeddelanden när något nytt har hänt i Konfident.

– Jag hoppas att alla klienter snart förstår vikten av säkerheten i Konfident och att det är så enkelt att logga in. Dessutom är det bra om man kommer bort från e-post mer och mer, säger Michaela.

Hur har du implementerat Konfident med dina kunder?

– Vi har börjat med de kunder vi känner är väldigt digitala. Sedan tar vi alla andra, en efter en, och påverkar dem gradvis, steg för steg, mot Konfident.

– Ett hinder kan vara att inte alla har en mobil BankId. Det är lätt att tro att alla har en idag, men det är inte verkligheten. Men vi försöker göra alla våra kunder lite mer digitala. Gammal och ung!

And what reaction have Solventum met?

– When we raise a development opportunity like Konfident, they are only positively surprised and it feels as if they are totally with us, says Michaela Johansson.

Resultat:

Som Michaela Johansson tidigare påpekade är säkerheten som Konfident ger det som hon anser är det viktigaste, men andra fördelar har upptäckts under vägen.

– Det faktum att det är säkert är själva hörnstenen! Men också att det är lätt att arbeta med och lätt att förstå, är en sådan fördel.

– Men det är viktigt att påpeka att allt blir som du gör det. Med Konfident kan du själv bestämma och bygga upp komponenterna på ett sätt som passar dig. På Solventum har jag skapat en mappstruktur som passar vårt företag. Det säkerställer att alla arbetar på samma sätt inom varje klient och jag tror att vi har fått det att fungera mycket bra för oss.

– Ibland märker du gradvis att vissa saker fungerar bättre om du sorterar dem enligt ett annat mönster, men då är det bara en omstrukturering. Det är också väldigt enkelt att flytta saker inuti Konfident, som att byta namn på mappar om det behövs.
Michaela Johansson fortsätter:

– Det är lätt att arbeta med och du vet var du hittar informationen och du ser om klienten har lagt upp något. Jag tycker helt enkelt att det är jättebra!

Michelaas avdelning arbetar med allt som rör löner. Som regel skickar de ut lönekuponger till kundens anställda via KIVRA eller per post, men ibland vill klienten att de ska skrivas ut och då är Konfident ett säkert sätt att överföra informationen. En sak som Michaela Johansson dock anser vara lite problematisk och vill se en förändring i är myndigheterna.

– Jesper Landén på HYKER säger att de jobbar med det, vilket är bra, för om jag måste nämna något negativt är det att klienter inte ska kunna flytta vissa dokument, skapa mappar eller byta namn på dem. Det är inte ett stort problem men det kan bli rörigt och framför allt tar det tid eftersom jag måste leta efter informationen igen. Jag vill hitta den, där jag lägger den, genast när jag går till min kunds företag på min dator.

– Men å andra sidan är det mycket positivt att det är så enkelt för klienten att publicera den information vi behöver!

Hur har kontakten med HYKER-supporten fungerat?

– Det har fungerat mycket bra. Så fort det finns ett problem får du snabb feedback. Du märker att dina problem prioriteras. Även när jag bara har haft en enkel fråga har jag fått snabb feedback.

– Som i början när jag inte hittade … Vad ska du kalla det? Det är ungefär som tre streck. Det är där du klickar för att arbeta med myndigheterna. Jag hade svårt att hitta det först men det visade sig vara väldigt enkelt. Vi är alla barn i början …

Solventum är ett företag som i allmänhet arbetar mycket noggrant med sin säkerhet. Som i koronatider. Alla dörrar är låsta, inga kunder får komma in på de anställdas kontor och alla möten måste bokas. Digital säkerhet hanteras på samma noggranna sätt.

– Vi tänker mycket på säkerhet och arbetar effektivt med det hela tiden. Det kan vara allt från små saker som att inte få lämna din dator utan att skärmen låser den till större problem kring IT-säkerhet. Vi behandlar mycket känslig information, så vi kan aldrig släppa vår långtgående noggrannhet, avslutar Michaela Johansson med att säga.